Users & Permissions เรื่องเล็กๆ ที่ไม่ควรมองข้ามใน Analytics

0
407

เคยเกิดคำถามไหมว่าเมื่อได้สิทธิ์เข้า Google Analytics ของลูกค้า หรือเมื่อเอเจนซี่ต้องการที่จะขอสิทธิ์ในการเข้ามาใช้งาน GA คุณควรที่จะให้สิทธิ์ในระดับ Level ไหน หรือควรขอ Level ไหนเพื่อที่จะทำให้งานของคุณนั้นทำได้อย่างสะดวกสบาย โดยไม่ต้องขอกันหลายๆ รอบให้เสียเวลา หรือควรให้ระดับเพื่อไม่ให้การเข้าถึงข้อมูลนั้นเยอะจนเกินไป

Google Analytics Structure.

หลักๆ แล้ว Google Analytics จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ๆ ด้วยกัน ประกอบไปด้วย Account > Property > Views ซึ่งในแต่ละส่วนก็จะแบ่งหน้าที่กันออกไป ซึ่งทาง Digi Era ก็ขออธิบายเอาไว้สั้นๆ

  • Account: คือส่วนที่ใหญ่ที่สุดในโครงสร้างทั้งหมดของ Google Analytics และถ้าหากคุณมีเพียงธุรกิจเดียวก็ควรที่จะมีเพียงแอคเค้าท์เดียวก็น่าจะเพียงพอ แต่ GA ให้สิทธิ์ในการสร้างได้มากถึง 100 แอคเค้าท์ / อีเมลที่เราได้ใช้สมัคร
  • Property: คือส่วนใหญ่รองลงมาจาก Account แต่ค่อนข้างสำคัญที่สุด เพราะส่วนนี้จะทำหน้าที่ในด้านการตั้งค่าต่างๆ เพื่อให้ Analytics นั้นทำงาน อย่างเช่น Universal Analytic ID หรือ Pixel ที่จะต้องนำไปติดตั้งเพื่อที่จะทำให้สามารถติดตามผลได้
  • Views: คือส่วนที่เล็กที่สุดของโครงสร้างทั้งหมด โดยในส่วนนี้มักจะใช้สำหรับการแบ่งการเก็บข้อมูลเสียมากกว่า เช่น ถ้าเว็บของเรามีมากกว่า 2 – 3 ภาษาโดยการแบ่งเป็น /th /en /jp อาจจะมาตั้งในหน้า View ตรงนี้ได้ ให้เลือกเก็บข้อมุลคนเข้าเว็บเฉพาะหน้า TH เป็นต้น

ทั้งหมดเป็นรูปแบบของโครงสร้าง Google Analytics เบื้องต้นว่าเมื่อได้สมัครแล้วจะมีลักษณะเป็นอย่างไร สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมด้านการตั้งค่าในในส่วนต่างๆ ให้ลองอ่านบทความของน้องตาที่ https://taketing.com ซึ่งน้องตาได้อธิบายเรื่องของ Google Analytics Structure เอาไว้ค่อนข้างเข้าใจง่าย ซึ่งทาง Digi Era อยากที่จะเสริมในส่วนของ Users & Permission สิทธิ์ต่างๆ เมื่อคุณได้เข้ามาใน Google Analytics

Users & Permissions คืออะไร

เมื่อเราได้สร้าง Google Analytics Account ขึ้นมา เจ้าของมีสิทธิ์ที่จะให้ใครก็ได้เข้ามาเยี่ยมชม ดู หรือทำอะไรก็ได้ ตามแต่ที่ตนเองต้องการ แต่ในการให้สิทธิ์หรือการขอสิทธิ์เพื่อที่จะเข้าไปขอดูข้อมูลหรือปรับแต่งนั้นควรที่จะมีสิทธิ์ในระดับขั้นที่ถูกต้อง เพราะไม่เช่นนั้นอาจจะทำให้การทำงานของคุณไมเป็นผลสำเร็จ อย่างเช่น อาจจะทำให้สร้าง Goal ไม่ได้ เป็นต้น โดย Google Analytics มีระดับบ level ของ Permissions อยู่ด้วยกัน 4 ระดับประกอบไปด้วย

Read & Analyze เป็นสิทธิ์ในการใช้งาน Analytics ที่เรียกได้ว่าค่อนข้างจะมีสิทธิ์ในการใช้งานที่จะทำให้คุณใช้งานได้จำกัดพอสมควร โดยสิทธิ์ที่คุณจะได้ใช้นั้นประกอบไปด้วย การดูข้อมูลแบบ Secondary Dimension, การใช้งานของ Filter, การสร้าง Custom Segment/Custom Report, การสร้าง Custom Dashboard เอาไว้ใช้เอง รวมไปจนถึงการดูข้อมูลที่คนอื่นๆ แชร์มาให้เพียงเท่านั้น

ถึงแม้ว่าจะมีสิทธิ์ในการใช้งาน Google Analytics ได้น้อยที่สุดก็จริงอยู่ แต่นี่ก็ถือว่าได้สิทธิ์ที่จะสามารถทำให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีเลยทีเดียว แต่ถ้าคุณเป็น Marketing Agency และต้องการที่จะใช้งานให้ได้มากกว่านี้สิทธิ์ในระดับนี้คงไม่มากพอ ถ้าได้ในระดับนี้อาจจะต้องขอใหม่เพื่อให้คุณทำงานได้

Collaborate คุณได้รับสิทธิ์นี้หมายความว่าคุณจะสามารถใช้งานได้ทุกอย่างเหมือนกับ Read & Analyze แต่คุณจะได้สิทธิ์ที่มากกว่านั้นขึ้นมาหน่อยตรงที่สามารถจัดการและแก้ไข Report ที่คนอื่นเขาได้แชร์มาให้ ซึ่งคุณสามารถที่จะแก้ได้ และแชร์ให้คนอื่นได้ แต่ก็ได้เพียงเท่านี้คุณยังไม่สามารถจะแก้ไขในส่วนอื่นๆ ได้อยู่ดี แต่สิทธิ์ในระดับนี้อาจจะไม่ค่อยมีคนให้กันเท่าไหร่นัก เพราะส่วนมากจะให้กันในระดับ Read & Analyze หรือ Edit เสียมากกว่า

Edit ถ้าคุณได้สิทธิ์ในระดับนี้เรียกได้ว่าแทบจะทำได้ทุกอย่างใน Google Analytics ไม่ว่าจะเป็น การสร้าง Event, Goals, การสร้าง e-Commerce Tracking และอื่นๆ แต่คุณจะไม่สามารถให้ใครเข้ามายังใน Account ได้ ดังนั้นถ้าหากทำงานกับ Analytics ให้สมบูรณ์แบบควรที่จะมั่นใจว่าคุณได้สิทธิ์ในระดับนี้มา และในขณะเดียวกันใครที่เป็นเจ้าของธุรกิจก็ต้องมั่นใจด้วยว่าการให้สิทธิ์ในระดับนี้กับคนทำงานด้านนี้โดยตรง

Manage Users เรียกได้ว่าเ็นสิทธิ์ขั้นสูงสุดจะเรียกว่า Admin ก็น่าจะยังได้ โดยคุณจะสามารถทำได้ทุกอย่างตั้งแต่ Read & Analyze ไปจนถึง Edit รวมทั้งคุณจะได้สิทธิ์ในการสร้าง Invitation ให้ใครก็ได้ที่จะเข้ามายัง Account ของคุณ รวมไปจนถึงการลบ View/Property หรือ Account คุณก็สามารถที่จะทำได้

ซึ่งทั้ง 4 ระดับนี้จะสามารถใช้ได้ในทุกส่วนของ Google Analytics ไม่ว่าจะเป็น Account, Property หรือ Views โดยสิทธิ์ที่มีใหญ่ที่สุดก็คือ Manage Users ที่จะสามารถจัดการได้ทุกส่วนของ Google Analytics รวมถึงให้สิทธิ์ใครก็ได้ที่จะเข้ามาใช้งาน นั่นเป็น Level ของสิทธิ์ในการเข้าใชงาน GA แต่ถ้าได้แค่ในบางส่วนก็อาจจะทำให้การทำงานนั้นลำบากเช่นเดียวกัน